Właściwości

System jest przygotowany pod kątem prowadzenia zarządzania na dowolnej liczbie nieruchomości. Dlatego też użytkownik może dostać się do dowolnej nieruchomości i zapoznać się z zadaniami, które musi wykonać w najbliższym czasie.

Użytkownik po wybraniu nieruchomości ma do dyspozycji trzynaście podstawowych modułów: tablica, biuro, organizer; portfel aktywów; umowy, finanse, raporty; mapa; galeria; repozytorium; firmy; profil.

Tablica – po zalogowaniu do systemu użytkownik na tablicy informacyjnej otrzyma skrót najważniejszych informacji o zbliżających się terminach lub pojawiających się problemach, tak aby mógł najefektywniej zaplanować swoją pracę. Tablica to Twój skrót do najważniejszych wydarzeń: można tu zapisać zadania, spotkania, awarie i zgłoszenia. Po kliknięciu rozwinie się lista, z której będzie można bezpośrednio przenieść się do wydarzenia i zarządzać jego dalszymi losami. Możesz dodatkowo decydować o ich randze.

Moduł biuro ma za zadnie skupić w jednym miejscu wszelaką korespondencję, która dociera tak w formie elektronicznej, jak i zwykłej papierowej. W kwestii poczty elektronicznej funkcjonalności są zbliżone do najpopularniejszych i dobrze znanych klientów poczty e-mail Korespondencja ma dwa podstawowe zadania. Z jednej strony eliminuje konieczność korzystania z zewnętrznych edytorów i ułatwia tworzenie pism. Z drugiej strony zastępuje klasyczny dziennik podawczy i rejestr korespondencji. Każde pismo ma nadany automatycznie numer wraz z możliwością podłączenia skanu lub fotografii. Opcja wyszukiwania ułatwia odnajdywanie korespondencji i zaoszczędza mnóstwo czasu.

Organizer – moduł ten, łączący w sobie interaktywny kalendarz oraz listę zadań, zgłoszeń, awarii i spotkań. Dzięki nim możesz zaplanować swoje zadania i spotkania tak, aby nie kolidowały ze sobą, a także byś na bieżąco mógł reagować na wszystkie zdarzenia pojawiające się na nieruchomości. Moduł automatycznie współpracuje z kalendarzem, pozwala również na zgłaszania usterek i zgłoszeń przez właścicieli i najemców lokali poprzez platformę komunikacyjną – Strefa właściciela i najemcy.

Dodatkowo kalendarz wspomaga wszystkie moduły, w których gdy tylko pojawi się jakikolwiek znacznik czasu automatycznie zawiadomi Cię o pilnych sprawach/spotkaniach, a także o tych, które są zaległe.

Korespondencja – to Twoje miejsce na pocztę elektroniczną, a także na przechowywanie klasycznej poczty w postaci skanów i kancelaryjnym zarządzaniem archiwum. Za pomocą tego modułu będziesz mógł na bieżąco redagować pisma i odpowiadać na nie, tak poprzez pocztę elektroniczną, jak i tradycyjnie. Dzięki inteligentnemu sposobowi przechowywania danych będzie można z łatwością odnaleźć korespondencję dla poszukiwanego wątku. Oszczędzi to mnóstwo czasu potrzebnego przy analogicznym, ale ręcznym wyszukiwaniu wątków.

Portfel aktywów  – tu znajdują się wprowadzone wszystkie dane nieruchomości, właściciela, najemcy, kontakty do najważniejszych podwykonawców, liczniki, klucze, wyposażenie oraz obsługa ubezpieczeń i likwidacji Nowość to możliwość zinwentaryzowania wykończenia i wyposażenia danej nieruchomości wraz z dodatkowymi ruchomościami, tak aby na jej podstawie można było generować protokoły zdawczo-odbiorcze na wzór zachodnioeuropejskich standardów w tej dziedzinie. Unikniemy w ten sposób w przyszłości sporów odnośnie braków lub uszkodzeń w ramach zarządzanej nieruchomości.

Generator protokołów zdawczo-odbiorczych – to jeden z najważniejszych modułów, który współpracuje z Portfelem aktywów. Dzięki kreatorowi przyspieszysz proces wprowadzania danych, a także unikniesz pomyłek i braków. Poprowadzi Cię przez wszystkie istotne informacje o nieruchomości i jej wyposażeniu, pozwola na dołączenie zdjęć i wygeneruje dokument, który po podpisaniu przez strony będzie służył jako protokół zdawczo-odbiorczy. Będą tam wszystkie dane nieruchomości, jej stan techniczny, wykończenie, elementy wyposażenia, gwarancje, stany liczników, kontakty do firm i osób obsługujących daną nieruchomość.

Umowy i finanse – ten obszar pozwoli Ci na stworzenie takiej umowy najmu/dzierżawy, aby zabezpieczyć wszystkie jej postanowienia. Znajdą się tam zobowiązania finansowe i niefinansowe stron (terminy, określone zachowania lub zaniechania). Umożliwi bieżące kontrolowanie przepływów finansowych i dokładnego oszacowania kosztów, a także windykację należności. Dzięki wprowadzonym danym będzie można łatwo określić czy żądanie najemcy jest zasadne, czy też powinien za jego wykonanie zapłacić. Bez czasochłonnego zaglądania i studiowania umowy, zarządca będzie mógł ustosunkować się do zgłoszonego roszczenia.

Moduł analiz i raportów – umożliwi określenie stopy zwrotu z danej nieruchomości i ewentualną zmianę struktury najemców. Dzięki niemu będzie można również wspomóc wycenę zarządzanej nieruchomości np. do sprzedaży lub do potrzeb zabezpieczenia hipotecznego. Kompleksowa analiza uwiarygodni przed instytucjami finansowymi dochody uzyskiwane przez nieruchomość. Dla inwestorów będzie to z pewnością bardzo ważny element programu. Ponadto dzięki programowi również najemcy będą mogli budować historię swojej wiarygodności uzyskując certyfikaty rzetelnych najemców. To dobra przepustka do negocjowania warunków najmu w przyszłości.

Strefa właściciela i najemcy

To strefa stworzona specjalnie dla właścicieli i najemców. Dzięki niej właściciel i najemca będą mogli na bieżąco obserwować to, co dzieje się z nieruchomością. Zarządca uzyskuje możliwość sprawnej komunikacji z najemcą, rejestrowania jego zgłoszeń, reagowania na powstające problemy.